Cómo elegir un TPV compatible con Verifactu para tu bar o restaurante

Elegir un TPV compatible con Verifactu no es lo mismo que elegir el TPV más barato, el más bonito ni el que te recomienda el comercial de turno. Es una decisión con consecuencias legales y fiscales que te acompañarán durante años. En este artículo te damos los criterios concretos para evaluarlo bien, las preguntas que debes hacerle a cualquier proveedor y las señales que te indican que algo no está bien.

Lo primero: el software manda, no el hardware

Antes de entrar en criterios, hay un malentendido muy frecuente que conviene aclarar: Verifactu afecta al software de facturación, no al hardware. La pantalla táctil, la impresora de tickets, el cajón portamonedas o el datáfono no necesitan cambiar por esta normativa.

Lo que debe cumplir los requisitos técnicos es el programa que genera los tickets y las facturas. Si tu proveedor actualiza el software, en muchos casos puedes conservar el hardware que ya tienes.

Esto tiene una consecuencia práctica: si estás buscando un TPV nuevo, no evalúes solo el equipo físico. Evalúa sobre todo el software y el proveedor que hay detrás.

Los requisitos técnicos que no son negociables

Un TPV compatible con Verifactu debe cumplir, sin excepción, estos cinco requisitos técnicos:

Hash encadenado. Cada ticket genera una huella digital única vinculada al anterior. Esto hace imposible borrar o modificar un registro sin que el sistema lo detecte. Es la columna vertebral de Verifactu.

Código QR en cada ticket. Obligatorio en todas las facturas y facturas simplificadas, tanto en papel como en digital. En sistemas que envían automáticamente a la AEAT, el ticket debe incluir además la leyenda "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT".

Firma electrónica. El sistema debe firmar digitalmente cada registro para certificar su autenticidad. En la modalidad de envío automático a Hacienda, la propia transmisión puede sustituir este requisito, pero el sistema debe soportarla igualmente.

Registro de eventos. El software anota automáticamente todo lo que ocurre: apertura, ventas, anulaciones, cambios de usuario, reinicios y errores. Este registro es lo que permite a Hacienda auditar no solo las ventas, sino cómo funciona el sistema.

Capacidad de envío a la AEAT. El sistema debe poder transmitir los registros a la Agencia Tributaria, ya sea de forma automática o a demanda. Aunque el envío automático no es obligatorio, la capacidad técnica para hacerlo sí lo es.

Si un proveedor no puede confirmarte que su software cumple alguno de estos puntos, no es compatible con Verifactu.

Las preguntas que debes hacerle a cualquier proveedor

Antes de firmar nada, haz estas preguntas y exige respuestas por escrito:

¿Vuestro software está certificado conforme al Real Decreto 1007/2023? Esta es la pregunta más importante. La respuesta debe ser un sí claro, no un "estamos en proceso" ni "lo tendremos pronto". Los desarrolladores tenían obligación de certificar sus programas antes del 29 de julio de 2025.

¿Podéis darme la declaración responsable firmada y actualizada? La declaración responsable es el documento oficial con el que el proveedor certifica que su software cumple con la normativa. Si no pueden dártela, el sistema no está homologado.

¿Cómo gestiona el sistema las anulaciones y los cambios de comanda? En un TPV compatible con Verifactu, nunca se borra un ticket. Cuando hay un error o cambio, se genera una factura rectificativa vinculada al original. Si el sistema simplemente elimina registros, no cumple.

¿Funciona sin conexión a internet? El TPV debe seguir operando aunque se caiga la red. Los registros se almacenan localmente y se envían a la AEAT cuando se recupera la conexión, con un margen de hasta 72 horas en la modalidad de envío automático.

¿Qué pasa si hay una actualización normativa futura? Verifactu es una normativa en desarrollo. Asegúrate de que el proveedor actualiza el software ante cambios técnicos y de que esas actualizaciones están incluidas en el contrato, no son un extra de pago.

¿Qué soporte técnico ofrecéis y en qué horario? Un fallo de TPV en pleno servicio del mediodía de un sábado es una emergencia real. Comprueba que el soporte cubre horarios de hostelería, no solo horario de oficina.

Las señales de alerta que no debes ignorar

Hay respuestas y comportamientos de los proveedores que deben hacerte desconfiar:

→ No pueden darte la declaración responsable o la esquivan con excusas técnicas.

→ Te dicen que "están homologados" pero no pueden demostrarlo con documentación.

→ Su software elimina tickets en lugar de generar rectificativas.

→ No tienen una respuesta clara sobre cómo funciona el sistema sin conexión.

→ El contrato no menciona actualizaciones futuras de la normativa o las cobra aparte.

→ Llevan meses prometiendo la actualización a Verifactu sin fecha concreta.

Un proveedor serio responde estas preguntas sin dudar y tiene la documentación lista. Uno que elude, retrasa o da respuestas vagas es un riesgo que no merece la pena asumir.

¿Necesito cambiar el TPV completo o solo el software?

Depende de tu situación actual:

Si tienes un TPV moderno con un proveedor activo que ya ha certificado su software, probablemente solo necesites una actualización. Confirma la fecha, pídela por escrito y asegúrate de que la activación se hace correctamente.

Si tu TPV es muy antiguo y el hardware no soporta el software actualizado, necesitarás cambiar el equipo. En este caso, aprovecha para elegir un sistema pensado para hostelería, con gestión de comandas, mesas, carta digital y cierre de caja integrados.

Si tu proveedor ha cesado su actividad, no tiene previsto adaptar el software o no da garantías claras, necesitas cambiar de proveedor. Cuanto antes empieces el proceso, más margen tendrás para hacerlo bien.

Lo que diferencia un buen TPV para hostelería más allá de Verifactu

Cumplir Verifactu es el requisito mínimo, no el único criterio. Un buen TPV para hostelería debería ofrecerte además:

→ Gestión de mesas y comandas integrada, para no depender de papel o de sistemas separados.

→ Carta digital actualizable, sin coste adicional por cada cambio de precio o plato.

→ Informes de ventas por franja horaria, por producto y por empleado, para tomar decisiones con datos reales.

→ Integración con plataformas de delivery si trabajas con pedidos a domicilio.

→ Actualizaciones automáticas del software incluidas en el precio, sin sorpresas.

Verifactu es una obligación legal. Pero el momento de cambiar o actualizar el TPV es también una oportunidad para mejorar cómo gestionas el negocio.

Conclusión

Elegir un TPV compatible con Verifactu no es complicado si sabes qué preguntar. La declaración responsable, el hash encadenado, el QR en los tickets y la gestión correcta de rectificativas son los puntos clave. Todo proveedor serio puede demostrarte que los cumple.

Si estás evaluando opciones o tienes dudas sobre si tu sistema actual es válido, el mejor momento para actuar es ahora, con tiempo suficiente para decidir bien y sin la presión de una fecha límite encima.

¿Quieres saber más sobre este tema?

→ Guía Verifactu 2025 para restaurantes y bares en España

→ TPV Verifactu offline para restaurantes

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→ ¿Qué pasa si tu TPV no es compatible con Verifactu?